Ao final do dia, muitas vezes nos deparamos com uma lista de afazeres ainda incompleta, gerando frustração e perguntas sobre por que não conseguimos realizar mais. Manter um alto nível de produtividade pode ser desafiador, mas não é necessário aceitar a desmotivação diária. Aqui estão dez dicas sólidas para direcionar seu foco, vencer sua lista de afazeres e iniciar um caminho mais produtivo.
1 - Gerencie sua energia, não apenas seu tempo
"As pessoas naturalmente têm altos e baixos em seus processos de trabalho ou em quão bem podem se concentrar", explica a Dra. Melissa Gratias, especialista de produtividade no ambiente de trabalho e palestrante. Esses picos e vales em sua concentração e motivação ocorrem naturalmente em seu corpo, impulsionados por seus ritmos ultradianos.
Você não pode competir com a ciência. Portanto, em vez de aumentar sua ingestão de cafeína, a jogada mais inteligente é prestar atenção aos momentos do dia em que você se sente mais energizado.
Mantenha um diário por pelo menos uma ou duas semanas (um dia não é tempo suficiente para identificar tendências) e observe como você se sente. Você terá mais facilidade para identificar o seu "prime time" biológico.
Com essa informação, você pode alocar seu trabalho de maneira mais eficaz. Planeje seu trabalho profundo, complexo ou criativo para suas horas de ouro (você pode até bloquear seu calendário) e reserve tarefas mais simples para os momentos em que se sentir um pouco mais cansado.
2 - Construa uma lista de afazeres melhor
"O comportamento crítico que aconselho as pessoas a não adotarem é se preparar para o fracasso antes mesmo do dia começar", diz Gratias. "Se pegarmos uma lista de 25 coisas para fazer, estamos garantindo que ficaremos desapontados com nosso progresso no final do dia."
Tente reduzir suas prioridades - Gratias recomenda escolher entre cinco e nove tarefas nas quais você deseja progredir naquele dia. A regra 1-3-5 também é uma opção: uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas.
Se você está realmente lutando para descobrir o que merece espaço em sua lista, use uma Matriz de Eisenhower para classificar suas tarefas e determinar quais merecem destaque - e quais podem ser delegadas ou removidas de sua lista completamente.
3 - Evite distrações
"Distrações e interrupções são definitivamente um impedimento à produtividade", diz Gratias. Ela explica que essas distrações se enquadram em duas categorias diferentes:
Autoimpostas: distrações dentro de nosso controle, como as notificações que recebemos de nossos dispositivos, que podemos desativar.
Impostas pelo ambiente: distrações que não podemos controlar tão facilmente, como um colega passando por nossas mesas. E não é apenas a distração em si que rouba seu tempo - é também o tempo e a energia que você precisa gastar para se refocar.
Gratias adverte que você nunca eliminará completamente as distrações, você pode reduzi-las fechando a guia de e-mail ou configurando um autoresponder, colocando seu telefone e plataforma de mensagens instantâneas no modo "não perturbe", usando um bloqueador de navegador (como StayFocusd) para evitar sites que desperdiçam tempo e colocando fones de ouvido para bloquear distrações ambientais.
4 - Concentre-se em uma coisa de cada vez
"Eu sou um ótimo multitarefa! Essa é minha concepção favorita que ouço dos funcionários", explica o Dr. Larry Rosen, Professor Emérito e ex-presidente de Psicologia na California State University Dominguez Hills.
Pesquisas mostram que o cérebro humano é realmente incapaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Em vez disso, você está alternando rapidamente entre diferentes tarefas - apropriadamente chamado de "troca de tarefas" ou "troca de contexto". Basicamente, você está se interrompendo, e você agora sabe que essas interrupções autoimpostas apenas prejudicam sua produtividade.
Então, como fazer com que seu cérebro faça uma coisa de cada vez? Diga em voz alta a única coisa na qual você vai trabalhar (por exemplo, "Vou terminar este conjunto de slides."). E é isso! Chama-se fala externa, e muitas pesquisas mostraram que pode ter um impacto real em seu comportamento.
5 - Agrupe suas tarefas
Mesmo que você esteja tecnicamente se concentrando em apenas uma tarefa por vez, alternar repetidamente entre diferentes tipos de trabalho - você responde a um e-mail, depois atualiza um relatório, depois trabalha em seu conjunto de slides, depois responde a outro e-mail - pode ser mentalmente exaustivo.
Você usa diferentes partes do seu cérebro para tarefas diferentes, o que significa que você está sobrecarregando seu cérebro ao não ter uma abordagem sistemática para o seu trabalho.
Experimente agrupar suas tarefas, que basicamente consiste em agrupar tarefas semelhantes e fazê-las todas de uma vez. Você pode até tentar o bloqueio de tempo, onde define janelas de tempo específicas para determinados tipos de tarefas (por exemplo, você responderá a e-mails das 9h às 10h).
Você ainda pode precisar lidar ocasionalmente com coisas fora de seus horários designados, mas qualquer esforço para agrupar tarefas relacionadas dará um descanso bem-vindo ao seu cérebro.
6 - Priorize hábitos saudáveis
Não são apenas as coisas que você faz durante o dia de trabalho que impactam sua produtividade - as coisas que você faz fora do trabalho também têm um peso significativo.
Manter hábitos saudáveis é mais fácil de dizer do que fazer, mas até mesmo mudanças aparentemente pequenas podem ter um grande impacto em seus níveis de energia, foco e humor geral.
Aqui estão algumas coisas rápidas para experimentar:
- Beba um copo inteiro de água antes do seu café da manhã.
- Configure um cronômetro a cada hora para levantar-se da sua mesa e se esticar.
- Adiante sua hora de dormir (mesmo meia hora ajuda) para dormir um pouco mais.
7 - Tire uma pausa (ou algumas)
É tentador pensar que mais tempo em sua mesa significa que você realizará mais. Mas, na realidade, estudos mostram que tirar pausas regulares pode realmente aumentar sua produtividade.
Se você tem propensão a se envolver no trabalho e esquecer de se afastar, usar um método de gerenciamento de tempo como a Técnica Pomodoro garantirá que você se levante para uma pausa de cinco minutos a cada período de trabalho de 25 minutos.
Quer maximizar seu impacto nesse curto período longe? Saia para tomar um ar fresco. Estudos mostram que sair para a natureza pode aliviar a fadiga mental.
8 - Aperfeiçoe seu espaço de trabalho
A maioria de nós que se viu trabalhando em casa durante a pandemia sabe como um ambiente não-ideal pode afetar nossa produtividade. Por isso, vale a pena criar um espaço de trabalho que o ajude a se sentir mais focado e motivado.
Isso pode significar algo diferente para cada pessoa, mas aqui estão algumas sugestões:
- Invista em alguns acessórios ergonômicos para a mesa (como uma cadeira, almofada ou apoio para pulso) para apoiar seu corpo.
- Posicione sua mesa perto de uma janela. A luz natural pode aumentar seu desempenho no trabalho.
Outros esforços, como depender de um gerenciador de senhas, criar modelos e usar uma plataforma centralizada de gerenciamento de projetos, significam que você pode gastar menos tempo procurando o que precisa e mais tempo concentrado em seu trabalho real.
9 - Mude de ambiente
Quando seu ambiente pode ter um impacto tão grande em seu foco e produtividade, vale a pena tentar mudar de vez em quando também.
Mude-se da sua mesa para responder a alguns e-mails no sofá. Ou leve seu laptop para o pátio. Ou faça algumas horas de trabalho em sua cafeteria favorita.
Isso não apenas cria uma pausa extra (você precisa parar o que está fazendo e se relocar), mas também ajuda você a se concentrar. Seu cérebro adora novidade e libera dopamina quando é apresentado a algo novo e excitante. A dopamina não é apenas um produto químico cerebral "faça você se sentir bem" - também é um motivador poderoso.
10 - Deixe de lado o perfeccionismo
"Acredito que uma das crenças mais insidiosas que limita a produtividade mais do que qualquer outra coisa é o perfeccionismo", explica Gratias. Esse perfeccionismo não apenas leva à falta de iniciativa para começar as coisas porque "se não podemos terminá-las perfeitamente, nem começamos", mas também leva eventualmente à falta de conclusão porque "se não é perfeito, continuamos trabalhando nele e ajustando".
Embora o desejo de fazer um trabalho impecável seja admirável, também pode prejudicar significativamente seu progresso e produtividade.
Como você pode parar de ficar obcecado e focar no progresso em vez da perfeição?
Quando você tem uma tarefa ou um projeto, defina um limite de tempo (ou seja, um certo período de tempo, como 15 minutos ou uma hora) que dita quanto tempo você trabalhará naquele item específico. Quando o prazo terminar, essa tarefa estará tão concluída quanto possível por enquanto.
Essa tática não apenas cria uma sensação de urgência (que inspira você a se movimentar), mas também retira um pouco da pressão - você está mais focado em ver quanto progresso pode fazer nesse período de tempo, em vez de trabalhar até que toda a tarefa seja concluída.
Assuma o controle de sua produtividade
A maioria de nós tem muito o que fazer. Mas mesmo com expectativas elevadas e as melhores intenções, é difícil reunir a motivação e aproveitar ao máximo o seu tempo no trabalho.
A verdade é que você é humano - você não operará em eficiência máxima o dia inteiro, todos os dias. Mas ainda há muitas coisas que você pode experimentar para aumentar seus níveis de produtividade e transformar aquela olhada no final do dia em sua lista de tarefas de desanimadora em gratificante.
Este texto foi traduzido e adaptado de "10 ways to boost your productivity at work".
Fontes:
[1] https://blog.trello.com/biological-prime-time-method
[2] https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule
[3] https://www.npr.org/2008/10/02/95256794/think-youre-multitasking-think-again
[4] https://news.mit.edu/2018/cognitive-flexibility-thalamus-1119
[5] https://www.tudosobreposgraduacao.org/post/15-h%C3%A1bitos-saud%C3%A1veis-que-ajudam-a-melhorar-a-qualidade-de-vidakey-for-memory-concentration-and-mental-sharpness
[6] https://www.apa.org/monitor/2019/01/break
[7] https://www.tudosobreposgraduacao.org/post/aumente-a-sua-produtividade-com-a-t%C3%A9cnica-pomodoro
[8] https://depts.washington.edu/hhwb/Thm_Mental.html
[9] https://www.tudosobreposgraduacao.org/yourphd
[10] https://www.ucl.ac.uk/news/2006/aug/novelty-aids-learning